Waarom het vanaf nu wél een goed idee is om gebruik te maken van het Filter paneel in Power BI!

In de Power BI update van eerder deze maand is het vernieuwde Filter paneel gepresenteerd. Tot nu toe maakte ik er weinig gebruik van, maar door deze wijziging ga ik mijn best practices bijstellen. Vanaf nu ga ik namelijk meer gebruik maken van het filter paneel! Hier leg ik je uit welke mogelijkheden er zijn en hoe je ze moet gebruiken.

Beperking

De reden dat ik tot nu toe afraadde om gebruik te maken van het filter paneel is dat de gebruiker (lezer) altijd de filters kon zien en kon aanpassen. Ja, handig toch, zal je zeggen? Nee. Tenminste, niet altijd. Het grootste nut van het filter paneel was de configuratie van de pagina of het hele rapport. Je kon de context instellen zodat er zinnige resultaten werden getoond als dat in de query niet mogelijk was. Nu kun je dat prima doen en de gebruiker gewoon vertellen dat ie niet aan (een gedeelte van) de filters moet komen, maar vertel een klein kind maar eens dat ie ergens met z’n vingers vanaf moet blijven en je weet wat er gebeurt zodra je weg bent…

Het beste alternatief voor dit scenario was het werken met slicers en die te verbergen. Die kunnen dan prima dienst doen als filter op een grafiek of een hele pagina en in combinatie met slicers synchroniseren ook als rapport filter. Maar dat heeft als nadeel dat het rapport minder makkelijk te onderhouden en over te dragen is, zeker aan minder ervaren Power BI gebruikers.

De 4 smaken van filteren in Power BI

  1. Query filter

Heb je je data via DirectQuery of een Live verbinding verkregen, dan valt deze optie direct af.

Is de data in jouw rapport echter geïmporteerd, dan kun je via PowerQuery een filter instellen. Dit is altijd de beste plek voor filters die voor een heel rapport gelden. Hoe minder data je aan het rapport beschikbaar stelt, hoe kleiner en sneller het rapport immers wordt. En als we het dan toch over snelheid hebben, probeer bij het inbouwen van je filter meteen rekening te houden met query folding. Voor wie dit begrip nog niet kent, zie bijvoorbeeld dit blog van @ChrisWebb: //blog.crossjoin.co.uk/2017/06/11/query-folding-and-writing-your-own-sql-queries-in-power-querypower-biexcel-get-transform/

  1. Slicer

De slicer is dé manier om een gebruiker snel en eenvoudig te laten filteren op een rapport. Er zijn meerdere vormen beschikbaar zoals een lijst, dropdown, horizontale knoppen of sliders voor getallen en datumvelden. Voor tekstvelden is er een zoekfunctie beschikbaar. Als een slicer op meerdere pagina’s voorkomt is ie te synchroniseren en zoals eerder gezegd kun je slicers verbergen. Omdat een slicer onder de visualisaties valt, is er ook nog een aantal opmaak mogelijkheden.

Naast de standaard slicer is er een aantal custom visual slicers beschikbaar. In sommige gevallen kunnen die handig (of prettiger) zijn, maar ze hebben bijna allemaal het nadeel dat ze niet kunnen synchroniseren, dus valt die keuze voor mij meestal af.

In ieder geval zijn er genoeg goede redenen om veel gebruik te blijven maken van de slicer, maar de concurrentie is nu sterk verbeterd.

  1. Filter paneel

Daar is ie dan, het vernieuwde filter paneel. Wat we al konden was filters instellen op 3 niveau’s: visueel element, pagina of rapport. Wat sinds deze maand nieuw is, is dat per filter de zichtbaarheid en aanpasbaarheid is in te stellen. En laat dat nou precies mijn argument wegnemen!

Door deze nieuwe opties kun je een driedeling maken in je filters:
(1) filters die de gebruiker zelf moet kunnen aanpassen, maar minder vaak zal doen dan een slicer,
(2) filters die de context bepalen van een rapport(pagina) en gecommuniceerd moeten worden naar de gebruiker (zichtbaar, maar geblokkeerd) en
(3) filters die puur als configuratie dienen en niet zichtbaar hoeven te zijn (onzichtbaar).

Daarnaast is het filter paneel nu op te maken om er voor te zorgen dat het beter opvalt als je dat wilt.

  1. FILTER() in DAX

In berekende kolommen en metingen kun je filteren door gebruik te maken van onder andere de DAX elementen CALCULATE() en FILTER(). Er zijn ook anti-filters mogelijk, zoals met ALL() of ALLEXCEPT(). Op deze manier kun je de context van een berekening aanpassen, ook als er slicers of filters op van toepassing zijn.
Hou er wel rekening mee als rapport ontwikkelaar dat een gebruiker geen inzicht heeft in een formule en jij dus via naamgeving of toelichting duidelijk moet maken wat er wordt berekend.

Conclusie

Het ‘klussen’ met verborgen slicers is wat mij betreft niet per se meer nodig, al zal ik het in sommige gevallen echt nog wel eens toepassen. Met het nieuwe filter paneel is Power BI weer een stukje gebruiksvriendelijker geworden, zowel voor de gebruiker als voor de ontwikkelaar!

#powerbi #powerbileren

Leave a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *